Klachtenportaal Zorg B.V. – Westeinde 14a – 1601 BJ Enkhuizen – NL 96 INGB 0007 7605 23
KvK 75181630 – BTW NL860173215B01- www.klachtenportaalzorg.nl
© 2022 Klachtenportaal Zorg
Klachtenreglement Wkkgz Klachtenportaal Zorg
De onafhankelijke klachtenregeling voor cliënten (en hun vertegenwoordigers en nabestaanden) van
zelfstandige zorgaanbieders en zorgaanbieders in kleinschalige zorginstellingen.
Op grond van de Wet kwaliteit klachten en geschillen zorg (Wkkgz) is iedere zorgaanbieder verplicht
een klachtenregeling te treffen voor een effectieve en laagdrempelige opvang en afhandeling van hem
betreffende klachten (artikel 13, eerste lid, Wkkgz). De klachtenregeling is gericht op het bereiken van
een voor de klager en de zorgaanbieder bevredigende oplossing.
Klachtenportaal Zorg is een onafhankelijk orgaan dat klachten behandelt die worden ingediend over
de geleverde zorg van een zorgaanbieder die is aangesloten bij Klachtenportaal Zorg.
Deze klachtenregeling voldoet aan de gestelde eisen in de Wkkgz en het Uitvoeringsbesluit Wkkgz.
Artikel 1 Begripsbepalingen
- In deze klachtenregeling wordt verstaan onder:
a. Wkkgz: de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg van 7 oktober 2015, in werking getreden op 1 januari 2016.
b. Uitvoeringsbesluit Wkkgz: het Besluit houdende vaststelling van nadere regels ter uitvoeringvan de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg, in werking getreden op 1 januari 2016.
c. Zorgaanbieder: zorgaanbieder als bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de Wkkgz en
aangesloten bij de Klachtenportaal Zorg BV.
d. Cliënt: een natuurlijke persoon die zorg vraagt of aan wie zorg wordt verleend.
e. Klager: degene die een klacht indient. Dit kan zijn een cliënt, diens vertegenwoordiger, een nabestaande van cliënt of een persoon die ten onrechte niet door de zorgaanbieder als een vertegenwoordiger is beschouwd.
f. Klacht: een schriftelijke uiting van ongenoegen over een gedraging jegens een cliënt in het kader van de zorgverlening door de zorgaanbieder. Onder een gedraging wordt mede
verstaan een nalaten en het innemen van standpunten of het nemen van beslissingen.
g. Klachtenfunctionaris: degene die geschikt is geacht en is aangewezen om een klager op diens verzoek van advies te dienen met betrekking tot de indiening van een klacht en een klager bij te staan bij het formuleren van de klacht en de mogelijkheden te onderzoeken om tot een oplossing van de klacht te komen. - Artikel 2 Informele oplossing en indienen van een klacht
- Klager wendt zich bij ongenoegen bij voorkeur eerst tot de zorgaanbieder om tot een
informele oplossing te komen. Hierbij kan ondersteuning worden geboden door de
Klachtenfunctionaris. - Klager wordt in de gelegenheid gesteld om diens ongenoegen te bespreken. Andere personen worden betrokken bij dit gesprek als dit bevorderlijk is voor de oplossing van de onvrede en de cliënt of diens vertegenwoordiger daartegen geen bezwaar maakt.
- Wanneer het gesprek niet tot een afdoende oplossing van het ongenoegen leidt, wordt klager gewezen op deze klachtenregeling. Daarbij wordt ook gewezen op de mogelijkheid advies in te winnen bij de Klachtenfunctionaris. De Klachtenfunctionaris en klager proberen in samenspraak met elkaar op informele wijze tot een bevredigende oplossing te komen.
- Klager kan, indien het ongenoegen niet is weggenomen, dan wel indien zich de situatie
voordoet dat hij zich niet rechtstreeks tot de zorgaanbieder wil wenden, een klacht indienen door op www.klachtenportaalzorg.nl het klachtenformulier in te vullen, of contact op te nemen met Klachtenportaal Zorg via info@klachtenportaalzorg.nl. Bij het indienen van een klacht kan klager beroep doen op ondersteuning van de Klachtenfunctionaris. Deze ondersteuning bestaat uit het door de Klachtenfunctionaris bijstaan van de klager bij het formuleren van de klacht. - De datum waarop de klacht is ingediend, geldt als de aanvangsdatum van de
behandeltermijn, als vermeld in artikel 7 van deze klachtenregeling. - Indien een klacht wordt ingediend door een vertegenwoordiger of nabestaande van de cliënt, kan Klachtenportaal Zorg verlangen dat stukken worden overgelegd, waaruit blijkt dat de klager in die hoedanigheid handelt.
Klachtenportaal Zorg B.V. – Westeinde 14a – 1601 BJ Enkhuizen – NL 96 INGB 0007 7605 23
– KvK 75181630 – BTW NL860173215B01- www.klachtenportaalzorg.nl
© 2022 Klachtenportaal Zorg
Artikel 3 Buiten behandeling laten klacht - Een klacht wordt alleen in behandeling genomen door de Klachtenfunctionaris als deze schriftelijk is ingediend en is voorzien van:
a. naam, adres, woonplaats en telefoonnummer en eventueel een e-mailadres van de klager;
b. een datering;
c. een duidelijke omschrijving van de zorgaanbieder(s) op wie de klacht betrekking heeft;
d. een duidelijke omschrijving van de inhoud van de klacht;
e. een duidelijke omschrijving van de feiten en omstandigheden waarop de klacht betrekking heeft. - Voor behandeling van de klacht moet de klacht in het Nederlands zijn gesteld.
- De klacht wordt niet in behandeling genomen als:
a. de klacht niet aan de vereisten van het eerste lid voldoet en de klager in de gelegenheid is gesteld om binnen twee weken de gegevens aan te vullen;
b. de vertegenwoordiger of nabestaande van de cliënt niet de gevraagde stukken, als bedoeld in artikel 2, zesde lid, heeft overgelegd en in de gelegenheid is gesteld om binnen twee weken de gevraagde stukken te overleggen;
c. de klacht is ingediend door een ander dan genoemd in artikel 1, eerste lid, onder e;
d. de klacht betrekking heeft op beslissingen die zijn genoemd in artikel 55 Wet zorg en dwang
(Wzd);
e. de zorgaanbieder niet is aangesloten bij Klachtenportaal Zorg, dan wel niet heeft voldaan
aan zijn betaalverplichtingen jegens Klachtenportaal Zorg;
f. eerder een klacht over dezelfde gedraging is behandeld en zich daarna geen nieuwe feiten of omstandigheden hebben voorgedaan;
g. de gedragingen die onderwerp zijn van de klacht zich meer dan één jaar voor de datum van de klacht, hebben voorgedaan. De klacht kan wel in behandeling worden genomen als de gedraging die onderwerp is van de klacht langer dan één jaar geleden heeft plaatsgevonden maar de gedraging of de gevolgen van deze gedraging voor klager korter dan één jaar geleden kenbaar zijn geworden;
h. de gedragingen die onderwerp van de klacht zijn, hebben plaatsgevonden in de periode dat de zorgaanbieder niet was aangesloten bij Klachtenportaal Zorg. De klacht kan wel in
behandeling worden genomen wanneer tussen Klachtenportaal Zorg en de zorgaanbieder
alsnog een overeenkomst is gesloten, waarbij is afgesproken dat de klacht toch kan worden behandeld.
Artikel 4 Overdracht en gecombineerde behandeling klachten - Indien de klacht op anderen dan de zorgaanbieder betrekking heeft, draagt de zorgaanbieder
er zorg voor dat de behandeling op zorgvuldige wijze wordt overdragen aan degene op wiens
handelen de klacht betrekking heeft, tenzij de klager daarvoor geen toestemming geeft. - Indien een klacht betrekking heeft op zorg die wordt verleend in samenhang met zorg,
ondersteuning of hulp die een ander verleent en de klager heeft laten weten dat hij ook bij die ander een klacht heeft ingediend, zal de Klachtenfunctionaris met de Klachtenfunctionaris van die andere zorgaanbieder overleggen hoe tot een gezamenlijke behandeling van de klacht kan worden gekomen zodat inhoudelijk recht wordt gedaan aan de samenhang tussen de verleende zorg, tenzij de klager daarvoor geen toestemming geeft.
Artikel 5 Ontvangstbevestiging
Klachtenportaal Zorg stuurt binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht een bevestiging van de ontvangst van de klacht aan de klager en neemt telefonisch of per e-mail contact op met klager.
Artikel 6 Taken en verantwoordelijkheden van de Klachtenfunctionaris - De Klachtenfunctionaris heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden:
a. het in behandeling nemen van de klacht en het maken van een eerste beoordeling;
b. het doen van zorgvuldig onderzoek naar de klacht en de mogelijkheden tot een bevredigende oplossing te komen;
Klachtenportaal Zorg B.V. – Westeinde 14a – 1601 BJ Enkhuizen v – NL 96 INGB 0007 7605 23
– KvK 75181630 – BTW NL860173215B01- www.klachtenportaalzorg.nl
© 2022 Klachtenportaal Zorg
c. de klager bij te staan bij het formuleren van de klacht;
d. de klager op diens verzoek te informeren en te adviseren over de mogelijkheden een klacht in te dienen;
e. de zorgaanbieder in kennis te stellen van de klacht.
f. de klager op de hoogte te houden van de voortgang van de behandeling van de klacht;
g. het zorgdragen voor verslaglegging van het proces van klachtbehandeling en de resultaten;
h. verwijzing naar de Geschilleninstantie Geschillenportaal Zorg, als de klacht niet is opgelost en de klager de procedure wenst voort te zetten. - Bij de uitoefening van de taak komt de Klachtenfunctionaris de bevoegdheid toe om al
hetgeen te doen dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor een goede begeleiding van het proces bij de behandeling van een klacht. - De Klachtenfunctionaris zal in het achter de klacht liggende behandeldossier geen inzage
hebben zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de klager. - De Klachtenfunctionaris werkt op basis van het principe van hoor en wederhoor van klager en zorgaanbieder. De zorgaanbieder is daarbij gehouden tot volledige medewerking aan de
behandeling van de klacht. - De Klachtenfunctionaris dient zich onafhankelijk en onpartijdig op te stellen tegenover de
klager en de zorgaanbieder. De Klachtenfunctionaris dient zich dan ook te onthouden van
gedragingen op grond waarvan de verdenking kan ontstaan van (de schijn van) partijdigheid of het niet op onafhankelijke wijze uitoefenen van de functie. - Indien de Klachtenfunctionaris betrokken is (geweest) bij een aangelegenheid waarop de
klacht betrekking heeft, dan wel anderszins vanwege omstandigheden niet op onafhankelijke en onpartijdige wijze de functie in een individueel geval kan uitoefenen, dient dit zo snel als mogelijk door de Klachtenfunctionaris bij de zorgaanbieder te worden gemeld. In dat geval zal een andere Klachtenfunctionaris worden aangewezen. - De zorgaanbieder waarborgt dat de Klachtenfunctionaris zijn functie onafhankelijk kan
uitvoeren en benadeelt de Klachtenfunctionaris niet wegens de wijze waarop de functie wordt uitgeoefend.
Artikel 7 Termijnen - De klager ontvangt na afloop van de klachtbehandeling, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk
binnen zes weken na indiening van de klacht, een brief van de zorgaanbieder waarin met
redenen is omkleed tot welke uitkomst het onderzoek van de klacht heeft geleid, welke
beslissingen er over en naar aanleiding van de klacht zijn genomen en binnen welke termijn
de maatregelen waartoe is besloten, gerealiseerd zullen zijn. - Indien het vereiste zorgvuldige onderzoek van een klacht daartoe naar het oordeel van de
zorgaanbieder noodzaakt, kan de zorgaanbieder de in het eerste lid genoemde termijn met
ten hoogste vier weken verlengen. De zorgaanbieder doet daarvan voor het verstrijken van de termijn schriftelijk mededeling aan de klager. - Wanneer zowel de klager als de zorgaanbieder daarmee schriftelijk instemmen, kan de
behandeltermijn verder worden verlengd. Dit kan bijvoorbeeld in het geval van keuze voor een mediationtraject. - De zorgaanbieder informeert klager in zijn schriftelijk oordeel van de klacht over de
mogelijkheid voor klager de klacht voor te leggen aan de Geschilleninstantie KPZ.
Artikel 8 Intrekking van de klacht - Een klacht wordt niet verder behandeld, indien de klager de klacht schriftelijk intrekt. Als de
klacht om deze reden niet verder wordt behandeld deelt de Klachtenfunctionaris dit mede aan de zorgaanbieder en de klager. - Een klacht wordt voorts als ingetrokken beschouwd indien een klager binnen een redelijke
termijn niet meer reageert op verzoeken in het kader van de afhandeling van de
klachtenprocedure, én:
- aan klager een uiterlijke termijn is gesteld waarbinnen hij dient te reageren;
- aan klager is gemeld dat bij niet reageren de klacht als ingetrokken wordt beschouwd.
Klachtenportaal Zorg B.V. – Westeinde 14a – 1601 BJ Enkhuizen – NL 96 INGB 0007 7605 23
– KvK 75181630 – BTW NL860173215B01 – www.klachtenportaalzorg.nl
© 2022 Klachtenportaal Zorg
Artikel 9 Bekendmaking Klachtenregeling
De zorgaanbieder draagt er zorg voor dat deze klachtenregeling bij cliënten en diens
vertegenwoordigers wordt bekendgemaakt, onder andere door vermelding op de eigen website, het verstrekken van folders en het mondeling wijzen op het bestaan van de klachtenregeling in geval van een klacht.
Artikel 10 Kosten
De klager is voor de klachtbehandeling zoals neergelegd in deze klachtenregeling geen kosten verschuldigd.
Artikel 11 Geheimhouding
De bij de klachtbehandeling betrokken personen zijn verplicht tot geheimhouding ten aanzien van verkregen (persoons-)gegevens waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is dan wel redelijkerwijs bekend geacht moet worden te zijn. Dit betekent dat deze gegevens, behoudens de uit de wet voortvloeiende meldplicht, niet aan derden mogen worden verstrekt.
Artikel 12 Verslaglegging
- Het Klachtenportaal Zorg brengt jaarlijks voor 1 april van het kalenderjaar volgend op het
verslagjaar een geanonimiseerd verslag uit van de werkzaamheden van de
Klachtenfunctionarissen. - Beschreven worden het aantal en de aard van de klachten, de door de
Klachtenfunctionarissen behandelde klachten, de strekking van de oordelen en eventuele
aanbevelingen. - Het jaarverslag wordt gepubliceerd en ingediend bij de IGJ.
- Binnen 10 dagen na vaststelling van het jaarverslag brengt het Klachtenportaal Zorg bericht uit op haar website.
- Het jaarverslag is op te vragen door cliëntenraden en wordt ter inzage gelegd bij
zorgaanbieders die daarom verzoeken. Van de ter inzage legging wordt mededeling gedaan.
Artikel 13 Bewaarplicht
Klachtenportaal Zorg bewaart alle stukken met betrekking tot een klacht en de behandeling daarvan in een dossier, dat maximaal twee jaar wordt bewaard nadat de klacht is afgerond.
Artikel 14 Inwerkingtreding
De Klachtenregeling is met instemming van representatief te achten organisaties van cliënten vastgesteld door Klachtenportaal Zorg en treedt per 1 januari 2022 in werking.